Polityka dotyczy publicznego serwisu vesperresidence.pl oraz korespondencji rozpoczynanej za jego pośrednictwem. Szczegółowe zasady przetwarzania danych po zawarciu umowy są przekazywane klientowi osobno.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Marcin Kasierski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcin Kasierski Data Visio i działający w ramach tej usługi pod marką VESPER Private Residence Care.
- Pełna firma
- Marcin Kasierski Data Visio
- Adres do korespondencji
- ul. św. Wawrzyńca 17 lok. 4, 60-546 Poznań, Polska
- NIP
- 9721085267
- REGON
- 380299697
- Kontakt
- kontakt@vesperresidence.pl
+48 609 650 066
2. Jakie dane i kiedy przetwarzamy
Publiczny formularz przesyła podane dane przez zabezpieczony endpoint serwisu do dostawcy technicznego Resend wyłącznie w celu dostarczenia wiadomości na kontakt@vesperresidence.pl. Serwis VESPER nie tworzy trwałej bazy zgłoszeń ani nie zapisuje treści formularza w aplikacji; wiadomość może być następnie przechowywana w skrzynce kontaktowej oraz przez Resend zgodnie z okresami opisanymi poniżej.
W korespondencji możemy przetwarzać: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, ogólną lokalizację, opcjonalne źródło kontaktu, ogólny profil korzystania z rezydencji oraz treść wiadomości. Nie prosimy w pierwszym kontakcie o dokładny adres, kody, hasła, informacje o alarmie lub kamerach, położenie kluczy ani dokładne terminy nieobecności.
Dostawcy hostingu, DNS i zabezpieczeń mogą przetwarzać niezbędne dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, typ przeglądarki i podstawowe logi bezpieczeństwa.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa | Przykłady |
|---|---|---|
| Kontakt i kwalifikacja | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | odpowiedź na zapytanie i działania przed zawarciem umowy |
| Obsługa korespondencji i ochrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | ciągłość kontaktu, bezpieczeństwo serwisu, ustalenie lub obrona roszczeń |
| Obowiązki prawne po zawarciu umowy | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | rozliczenia, dokumentacja księgowa i obowiązki podatkowe |
| Opcjonalny marketing lub pomiar | zgoda — tylko jeśli taka funkcja zostanie uruchomiona | obecna wersja serwisu nie korzysta z marketingowych ani analitycznych narzędzi śledzących |
Podanie danych w korespondencji jest dobrowolne, ale brak danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub podjęcie działań przedumownych.
4. Odbiorcy danych i transfery
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty potrzebne do obsługi serwisu i działalności: dostawca poczty Google Workspace, Resend jako dostawca techniczny wysyłki wiadomości, dostawcy hostingu, domeny, DNS, infrastruktury IT i bezpieczeństwa, a po zawarciu umowy także księgowość, ubezpieczyciel lub doradcy prawni. Dane mogą być udostępnione organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.
Resend wskazuje, że dane wiadomości i logów są przetwarzane w Stanach Zjednoczonych. Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w tym standardowych klauzul umownych oraz — gdy ma zastosowanie — EU-U.S. Data Privacy Framework.
5. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania, które nie doprowadziły do współpracy: do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji. Jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, przechowujemy je nie dłużej niż do upływu właściwego terminu przedawnienia, a następnie usuwamy lub ograniczamy dostęp.
- Dane przekazane do Resend: zgodnie z aktualną dokumentacją dostawcy; dla planów Free, Pro i Scale Resend deklaruje 30 dni przechowywania danych wiadomości i logów oraz do 7 dni dla kopii zapasowych. Przy zmianie planu lub zasad retencji ten zapis wymaga aktualizacji.
- Dane umowne i rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi oraz terminami przedawnienia roszczeń.
- Logi techniczne i bezpieczeństwa serwisu: przez okres ustawiony przez dostawcę i nie dłużej, niż jest to potrzebne do ochrony serwisu i wyjaśniania incydentów.
- Dane oparte na zgodzie: do wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu.
6. Twoje prawa
W granicach przewidzianych w RODO masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Żądanie możesz wysłać na kontakt@vesperresidence.pl. Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Bezpieczeństwo i automatyczne decyzje
Stosujemy zasadę minimalizacji danych, ograniczamy dostęp do informacji i oddzielamy pierwszy kontakt od późniejszej dokumentacji operacyjnej. Nie wykorzystujemy danych z serwisu do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotne skutki.
Dla bezpieczeństwa rezydencji nie przesyłaj przez publiczny kanał dokładnego adresu, kodów, haseł, danych alarmu i kamer, informacji o kluczach ani konkretnych terminów nieobecności.
8. Dane po rozpoczęciu współpracy
Zdjęcia z wizyt, raporty Proof of Care, informacje o dostępie, dane wykonawców i profile reagowania nie są zbierane przez publiczny formularz. Ich zakres, dostęp, retencję i bezpieczne kanały określają odrębna informacja dla klienta, umowa, Plan Schedule oraz dokumenty dostępu i reagowania.
9. Kontakt, zmiany i podstawy prawne
Pytania dotyczące prywatności kieruj na kontakt@vesperresidence.pl. Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą serwisu, dostawców lub prawa; nowa wersja będzie oznaczona datą.